فرصت برابر آموزش
آموزش رایانه و امور آموزشی و پرورشیفرصت برابر آموزش
آموزش رایانه و امور آموزشی و پرورشیآموزش نرم افزار Excel بخش دوم
آموزش نرم افزار Excel بخش دوم
از آنجا که در برنامه Excel انجام عملیات ویرایشی برای طراحی هرچه بهتر لیست ها و جداول ضروری به نظر میرسد لذا در این فصل قصد داریم به مهمترین این عملیات را اعم از اضافه و حذف کردن سطر و ستون،قالب بندی محتویات سلول،نحوه نمایش اعداد و... اشاره کنیم.
اضافه کردن سطر
برای اضافه کردن سطر در یک Sheet دو روش وجود دارد:
روش اول: از تب Home موجود در در نوار ابزار گروه Cells را انتخاب کنید و بر روی دکمه Insert کلیک کنید در کادری که برای شما باز می شود بر روی Insert Sheet Rows کلیک کنید.با این عمل یک سطر یا ردیف در بالای سطری که سلول فعال در آن می باشد ایجاد می شود.
روش دوم: یک سطر را انتخاب کنید(اشاره گر مؤس را روی شماره سطر قرار دهید و هنگامیکه به شکل← درامد کلیک کنید) سپس کلید Ctrl را نگه داشته و کلید + را از قسمت ماشین حسابی روی صفحه کلید فشار دهید.به این ترتیب سطر جدید در بالای سطر انتخاب شده ایجاد می شود.
اضافه کردن ستون
برای اضافه کردن ستون جدید نیز مانند اضافه کردن سطر دو روش وجود دارد:
روش اول: از گروه Cells در تب Home گزینه Insert و سپس Insert Sheet Columns را انتخاب کنید تا یک ستون جدید قبل از ستونی که سلول فعال درآن قرار دارد برای شما ایجاد شود.
روش دوم: یک ستون را انتخاب کنید(اشاره گر مؤس را روی شماره ستون قرار دهید و هنگامیکه به شکل ↓ درامد
کلیک کنید سپس کلید Ctrl را نگه داشته و کلید + را از قسمت ماشین حسابی روی صفحه کلید فشار دهید.به این
ترتیب ستون جدید قبل از ستون انتخاب شده ایجاد می شود.
نکته:توجه داشته باشید که اگر پیش از انتخاب سطر یا ستون دکمه های CtrL و + را بزنید کادر Insert برای شما باز می شود که دارای گزینه های زیر است:
Shift Cells Left: بعد از سلول فعال یک سلول ایجاد کرده و سایر سلول ها را به اندازه یک سلول به چپ منتقل می کند.
Shift Cells down: قبل از سلول فعال یک سلول ایجاد کرده و سایر سلول ها را به اندازه یک سلول به پایین منتقل می کند.
Entite row: قبل ازسلول فعال، یک سطر ایجاد می کند
Entire columns: قبل از سلول فعال، یک ستون ایجاد می کند.
انتخاب چند سطر
انتخاب چند سطر مجاور: مؤس را روی شماره سطر قرار دهید و هنگامیکه شکل← ظاهر شد کلید چپ آن را نگه داشته و مؤس را تا آخرین شماره که میخواهید انتخاب کنید بکشید و در پایان مؤس را رها کنید.
به این ترتیب سطرها ی مجاور مورد نظرتان انتخاب می شوند.
انتخاب چند سطر غیر مجاور: سطر اول را انتخاب کرده و در حالیکه کلید Ctrl را نگه داشته اید سایر سطرها را انتخاب کنید.به این ترتیب تمامی سطرهایی که انتخاب کرده اید به محدوده سطرهای انتخابی شما اضافه می شوند.
انتخاب چند ستون
انتخاب چند ستون مجاور: برای انتخاب چند ستون مجاور مؤس را روی نام ستون قرار داده و هنگامیکه به شکل ↓ درامد کلید چپ ان را نگه داشته و به سمت آخرین ستونی که میخواهید انتخاب کنید بکشید تا به این طریق تمامی ستون های مجاور مورد نظر شما انتخاب شوند.
انتخاب چند ستون غیرمجاور: ستون اول را انتخاب کرده و در حالیکه کلید Ctrl را نگه داشته اید سایر ستون ها را به این ترتیب تمامی ستون هایی که انتخاب کرده اید به محدوده ستون های انتخابی شما اضافه می شوند.
انتخاب تمامی سلول ها یا Sheet ها
قبل از نام ستون A و سطر1 دکمه ای وجود دارد که با فشردن آن تمامی سلول ها انتخاب می شوند.
حذف کردن سطر
برای حذف سطر در یک Sheet دو روش وجود دارد:
روش اول: از تب Home موجود در در نوار ابزار گروه Cells را انتخاب کنید و بر روی دکمه Delete کلیک کنید در کادری که برای شما باز می شود بر روی Delete Sheet Rows کلیک کنید.با این عمل سطر فعال حذف می شود.
روش دوم: یک سطر را انتخاب کنید(اشاره گر مؤس را روی شماره سطر قرار دهید و هنگامیکه به شکل ← درامد کلیک کنید) سپس کلید Ctrl را نگه داشته و کلید - را از قسمت ماشین حسابی روی صفحه کلید فشار دهید.به این ترتیب سطر فعال حذف می شود.
حذف کردن ستون
برای حذف کردن ستون نیز مانند حذف کردن سطر دو روش وجود دارد:
روش اول: از گروه Cells در تب Home گزینه Insert و سپس Delete Sheet Columns را انتخاب کنید تا یک ستون فعال حذف گردد.
روش دوم: یک ستون را انتخاب کنید(اشاره گر مؤس را روی شماره ستون قرار دهید و هنگامیکه به شکل ↓ درآمد کلیک کنید سپس کلید Ctrl را نگه داشته و کلید - را از قسمت ماشین حسابی روی صفحه کلید فشار دهید.به این ترتیب ستون فعال حذف می شود.
اصول تعیین عرض ستون ها و ارتفاع سطرها
تغییر ارتفاع سطر
برای تغییر ارتفاع سطرها سه روش 1- دستی 2- AUTO FIT (اندازه خودکار) 3- عددی ، وجود دارد که در ادامه به توضیح هر بخش می پردازیم:
1– روش دستی: مؤس را روی مرز بین دو سطر نگه داشته و هنگامیکه اشاره گر به شکل ┼ درامد به سمت بالا یا پایین درگ کنید.
2– AUTO FIT : مؤس را روی مرز بین دو سطر نگه داشته و هنگامیکه اشاره گر به شکل ┼ درامد دابل کلیک کنید تا EXCEL به طور خودکار ارتفاع سطر را به اندازه بلندترین محتوای وارد شده تنظیم کند.
3- روش عددی: بر روی شماره سطر کلیک راست کنید و از لیست باز شده گزینه ROW HEIGHT را انتخاب کنید در کادری که برای شما باز می شود ارتفاع کنونی سطر را مشاهده می کنید.شما می توانید ارتفاع مورد نظرتان را در این قسمت وارد کنید.
برای دسترسی به کادر Row Height می توانید از گروه Cells موجود در تب Home بر روی گزینه Format کلیک کرده و گزینه Row Height را انتخاب کنید.
تغییر عرض ستون
برای تغییر عرض ستون نیز می توان سه روش بالا را به کار برد به این طریق که برای روش دستی مؤس را بر روی مرز دو ستون قرار داده هنگامیکه اشاره گر به شکل ┼ ظاهر شد به سمت چپ یا راست درگ کنید. برای روش خودکار (AUTO FIT) نیز پس از آنکه مؤس روی مرز دو ستون قرار گرفت دابل کلیک کنید تا EXCEL به طور خودکار عرض ستون را به اندازه طولانی ترین محتوای وارد شده تنظیم کند.
در روش عددی نیز بر روی نام ستون کلیک راست کنید و از کادر باز شده گزینه Columns Width را انتخاب نمائید یا از گروه Cells موجود در تب Home بر روی کادر Format کلیک نموده و این گزینه را انتخاب کنید تا کادر Column Width برای شما ظاهر شود.در این کادر عرض فعلی ستون برای شما نشان داده شده است که شما می توانید عرض مورد نظرتان را نیز در این کادر وارد نمائید.
نکته:برای تغییر همزمان عرض تعدادی ستون(یا ارتفاع سطر) می توانید ستون ها و سطرهای مورد نظرتان را انتخاب نموده و یکی از روش های بالا را به کار ببرید.
نکته:هرگاه عددی که در سلول وارد می شود طولانی تر از عرض ستون باشد به صورت ### دیده می شود.با تغییر عرض ستون این مشکل حل شده و عدد به طور کامل نمایش داده می شود.
شناسایی اصول قالب بندی اعداد
قالب بندی به مجموعه تغییراتی گفته می شود که به واسطه آنها شکل نمایش محتویات درون سلول ها تغییر می کند.برای مثال می توان تعیین کرد که اعداد سه رقم سه رقم با کاما (،) از هم جدا شوند.
قالب بندی شامل موارد زیر می باشد:
•شیوه نمایش اعداد،تاریخ،ساعت
•ترازبندی محتویات سلول
•خصوصیات قلم
•خصوصیات کادر سلول
•رنگ آمیزی سلول
برای نمایش اعداد ،تاریخ و ساعت از گروه Number در تب Home استفاده می شود.
این گروه شامل موارد زیر است:
Number Format: از Number Format برای تعیین نوع داده ای سلول استفاده می شود که شامل موارد زیر است: شکل9
نامکاربرد
General : عمومی،شامل اعداد و متن پیش فرض محیط Excel
Number:نمایش عدد
Currency:نمایش مقادیر پولی
Accounting:نمایش مقادیر حسابداری
Short Date:نمایش خلاصه تاریخ
Long Date:نمایش کامل تاریخ
Time:نمایش ساعت
Percentage:نمایش عدد به صورت درصد
Fraction:نمایش عدد به صورت کسری
Scientific:نمایش عدد به صورت نماد علمی
Text : متن
Accounting Number Format: این دکمه که معادل گزینه Accounting در قسمت Number Format است به عنوان میانبری برای نمایش مقادیر حسابداری می باشد.
Percent Style: این دکمه که معادل گزینه Percentage در قسمت Number Format است برای نمایش اعداد به صورت درصد می باشد.
Comma Style: از این دکمه برای جدا کردن سه رقم سه رقم اعداد استفاده می شود.
Increase Decimal: کلیک بر روی این گزینه سبب می شود تا یک رقم به ارقام اعشاری عدد اضافه شود.
Decrease Decimal: کلیک بر روی این گزینه سبب می شود تا یک رقم از ارقام اعشاری عدد کم شود.
علاوه بر تنظیماتی که می توانید از طریق گزینه های بالا بر روی سلول ها انجام دهید می توانید از طریق فلش موجود در گوشه گروه Number تنظیمات پیچیده تری را بر روی سلول ها انجام دهید.
با کلیک بر روی این گزینه کادر Format Cells برای شما باز می شود که می توانید تنظیمات خود را انجام دهید.
علاوه بر این روش برای دسترسی به این کادر می توانید پس از انتخاب سلول مورد نظر بر روی آن راست کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه Format Cells را انتخاب کنید یا از طریق کلید میانبر Ctrl+1 به آن دسترسی یابید.
ترازبندی محتویات سلول
ترازبندی محتویات سلول ها به منظور تغییر جهت ورود داده ها،تغییر زاویه قرارگیری و ادغام سلول ها انجام می شود که شما می توانید از طریق گزینه Alignmentموجود در تب Home این اعمال را انجام دهید.
Vertical Alignmentاز دکمه های این بخش برای ترازبندی عمودی متن استفاده می شود.این دکمه ها سه ترازبندی بالا،وسط و پایین را تنظیم می کنند.
Horizontal Alignmentاز دکمه های این بخش برای ترازبندی افقی متن استفاده می شود.این دکمه ها سه ترازبندی راست چین،وسط چین و چپ چین را تنظیم می کنند.
Orientation: با استفاده از این دکمه می توانید محتوای سلول را بچرخانید.
Text Direction:از این قسمت برای تعیین جهت (راست به چپ یا چپ به راست) استفاده می شود.با انتخاب گزینه Right to Left از این منو ارقام وارد شده به صورت فارسی در می ایند.
Increase Indent :برای ایجاد تورفتگی برای محتویات سلول زمانیکه از دو تراز چپ و راست استفاده می شود می توان از این گزینه استفاده کرد.به این ترتیب یک فاصله مناسب بین محتویات سلول و دیواره سلول ایجاد می شود.
Decrease Indent : این دکمه برای از بین بردن تو رفتگی ایجاد شده توسط دکمه Increase می باشد.
Wrap Text :در صورتیکه داده های وارد شده در یک سلول بیشتر از عرض سلول باشند استفاده از این گزینه سبب می شود تا داده ها به صورت چند خطی در بیایند و به این ترتیب ارتفاع سلول افزایش می یابد.
Merge & Center:از گزینه های این قسمت برای ادغام سلول های انتخاب شده استفاده می شود.
برای تنظیمات بیشتر مربوط به ترازبندی سلول ها می توانید بر روی فلش پایین گروه Alignment کلیک کنید تا کادر Format Cells برای انجام تنظیمات بیشتر برای شما باز شود.با استفاده از این کادر می توانید محتویات سلول خود را ترازبندی کنید.
خصوصیات قلم
خصوصیات قلم که شامل شکل قلم واندازه وسبک آن می باشد از طریق گروه Font موجود در تب Home قابل تنظیم است.
امکانات و خصوصیات قلم در جدول زیر برای شما آورده شده است:
نام و شکل دکمه
Font:از این گزینه برای تعیین شکل قلم استفاده می شود.
Font Size:از این گزینه برای انتخاب اندازه قلم استفاده می شود به این طریق که از منوی باز شده می توانید اندازه فونت را انتخاب کنید یا اینکه اندازه مورد نظر خود را در کادر تایپ کرده و Enter را بزنید.
Increase Font Size : این گزینه برای یک واحد افزایش اندازه قلم استفاده می شود.
Decrease Font Size: این گزینه برای یک واحد کاهش اندازه قلم استفاده می شود.
Font Style : دکمه های موجود در این گزینه به شرح ذیلند:
ضخیم کردن
مورب کردن
زیر خط دار کردن
برای تنظیمات بیشتر مربوط به قلم همانند سایر گزینه ها می توانید بر روی فلش پایین گروه کلیک کنید تا کادر Format Cells برای شما باز شود و تنظیمات بیشتر مربوط به قلم را انجام دهید.
خصوصیات کادر سلول
در برنامه Excel در اطراف هر سلول کادر خاکستری رنگی وجود دارد که بطور پیشفرض چاپ نمی شود.برای اینکه بتوانید در اطراف هرسلول خطوط دلخواه خود را مشاهده کنید باید آنها را کادربندی کنید.برای این منظور می توانید از دکمه Borders در گروه Font تب Home استفاده کنید.
با کلیک بر روی این گزینه لیستی برای شما باز می شود که کادر بندی های مختلف تحت عنوان Borders در این قسمت وجود دارند.
این لیست دارای گزینه های دیگری نیز می باشد که در جدول زیر توضیحات آن برای شما آورده شده است:
نام گزینه شرح
Draw Border:این گزینه دارای ابزار مداد است و با استفاده از آن می توانید دورتادور(خطوط محیطی) محدوده انتخابی خود را خط بکشید
Draw Border Grid : این گزینه نیز ابزار مداد را در اختیار شما قرار می دهد و با استفاده از آن می توانید خطوط محیطی و داخلی برای محدوده انتخابی خود بکشید.
Erase Border:این گزینه ابزاز پاک کن را در اختیار شما قرار می دهد و با استفاده از آن می توانید خطوط رسم شده را حذف کنید.
Line Color:از این گزینه برای رنگ آمیزی خطوط استفاده می شود.
Line Style:از طریق این گزینه می توانید مدلهای مختلف خط را مشاهده کنید.
More Borders:با استفاده از این گزینه می توانید تنظیمات بیشتر را از طریق کادر Format Cells انجام دهید.
رنگ آمیزی سلول و محتویات آن
برای رنگ امیزی سلول ها و محتویات درون آنها می توان از گزینه های Fill Color و Font Color استفاده کرد.
برای این منظور می توانید از گروه Font تب Home این گزینه ها را انتخاب کنید .
گزینه Fill Color برای رنگ کردن سلول و گزینه Font Color برای رنگ کردن محتویات درون سلول ها استفاده می شود.
کپی کردن قالب بندی سلول
اگر شما دارای یک سلول قالب بندی شده باشید و قصد داشته باشید که این قالب بندی را روی سلولهای دیگری نیز کپی کنید می توانید از گزینه Format Painter موجود در گروه Clipboard تب Home استفاده کنید.
برای این منظور می توانید مراحل زیر را اجرا نمائید:
1-سلول قالب بندی شده را انتخاب کنید.
2-بر روی گزینه Format Painter کلیک کنید تا در کنار اشاره گر مؤس یک علامت قلم مو ظاهر شود
3-با استفاده از اشاره گر جدید سلول هایی را که می خواهید قالب بندی روی آنها کپی شود را انتخاب کنید.
پس از انجام این 3 مرحله دکمه Format Painter از حالت انتخاب خارج می شود اما چنانچه شما قصد دارید کپی را بر روی بیش از یک سلول انجام دهید می توانید در مرحله 2 بر روی دکمه Format Painter دابل کلیک کنید.
حذف قالب بندی سلول
هنگامیکه شما محتویات یک سلول را حذف می کنید قالب بندی این سلول از بین نمی رود بلکه پس از وارد کردن داده های جدید قالب بر روی داده های جدید نیز اعمال می شود.
اگر شما بخواهید این قالب بندی را حذف نمائید می توانید با استفاده از دکمه Clear موجود در گروه Editing تب Home این کار را انجام دهید.شما می توانید سلول مورد نظر را انتخاب نموده و از گزینه های موجود در دکمه Clear گزینه Clear Formats را انتخاب نمائید تا قالب سلول مورد نظر حذف شود.
شناسایی اصول قالب بندی شرطی
گاهی در جداولی که ما در Excel ایجاد می کنیم سلول هایی هستند که دارای شرایط خاص می باشند که ما می خواهیم این سلول ها را متمایز از سایر سلول ها نمایش دهیم .برای این کار ما می توانیم شرطی را اعمال کنیم که در صورت مثبت بودن این شرط قالب بندی سلول های دارای شرایط به شکلی متفاوت از سایر سلول ها نمایش داده شوند برای این منظور می توانید بر روی دکمه Condition Formatting موجود در گروه Style تب Home کلیک کنید.لیستی برای شما باز می شود که شما می توانید بنابر شرط مورد نظرتان یکی از گزینه ها را انتخاب کنید مثلا" ما در جدول زیر می خواهیم این شرط را بگذاریم که در صورت برابر بودن اعداد با 15 سلول آنها متمایز از سایر سلول های جدول باشد.
ردیف نام خانوادگی نمره علوم نمره ریاضی
1 احمدی 18 17
2 بابایی 15 14
3 سماواتی 16 15
بر روی گزینه Condition Formatting کلیک کنید سپس گزینه Highlight Cells rules را انتخاب کنید چون مقایسه اعداد مد نظر ما می باشد گزینه Equal to را انتخاب کنید.
در کادری که برای شما باز می شود در قسمت اول معیار مقایسه ودر قسمت دوم قالب بندی مورد نظر خود را انتخاب کنید و دکمه Ok را بزنید.
مشاهده می کنید که اعداد برابر با 15 متفاوت از سایر سلول ها برای شما نمایش داده می شوند.
=========================================================
اگر تفاوت سطح محل خط با کشیدن ناخن قابل تمایز نباشد خط با قلم Fix It Pro و بدون نقاشی و صافکاری برطرف خواهد شد. "فیکس ایت پرو" جدیدترین نسل قلم خش گیر با محلول تثبیت کننده مقاوم در برابر شستشو می باشد که ماندگاری طولانی آن حتی در زمان کارواش و شستشو باعث شده است که این محصول در اروپا و آمریکا به یکی از پر فروش ترین و محبوب ترین لوازم جانبی اتومبیل تبدیل شود.
Fix It Pro که به صورت پکیج اورجینال همراه با 2 عدد قلم یدک عرضه می شود برای تمامی اتومیبل ها با هر رنگی (متالیک و غیر متالیک) قابل استفاده می باشد و بعد از استفاده آن به هیج عنوان در اتومبیل شما اثری از خط و خش باقی نخواهد ماند.
