آموزش نرم افزار Excel بخش پنجم

 آموزش نرم افزار Excel بخش پنجم

похудение с помощью минеральной воды
как создать свой сайт на joomla бесплатно

در صورتیکه شما با اطلاعات و داده های زیادی همچون لیست مشتریان یک شرکت ،لیست دانش اموزان یک مدرسه و... سر و کار دارید می توانید از قابلیت ایجاد لیست در اکسل استفاده کنید تا بتوانید اطلاعات خود را بهتر مدیریت کنید.
لیست به جدولی از داده ها گفته می شود که می توان آنها را ذخیره کرد.
به هر سطر از این جدول ها یک رکورد و به عنوان ستون از هر رکورد یک فیلد گفته می شود.
اصول ایجاد یک لیست در Excel 
جهت ساختن یک لیست دراکسل مراحل زیر را دنبال کنید:
1-یک Sheet یا کاربرگ جدید ایجاد کنید.
2-برای هر یک از فیلدها یک عنوان ستون انتخاب کنید.
3-عنوان فیلدها را از وسط ستون تراز کنید و فونت آنها را از نظر نوع،رنگ،رنگ زمینه و ... آرایش کنید.
4-سلولهای زیر عناوین ستونها را به صورتی مناسب با داده هایی که قرار است در آنها قرار گیرند قالب بندی نمائید.

رکوردهای جدید خود را زیر سطر عنوان ستون ها وارد نمائید.مرتب کردن: چیدن مجدد خانه‌ها بر اساس محتویات آنها
گاهی ممکن است پس از تایپ داده‌های یک کاربرگ با ترتیبی مشخص، نظر شما در مورد ترتیب به کار رفته تغییر کرده و بخواهید از ترتیبی دیگر برای نمایش دادن یا چاپ داده‌های مزبور استفاده کنید. برای مثال فرض کنید لیستی از اعداد را در ستونی از یک کاربرگ وارد کرده‌اید. با انتخاب محدوده‌ای از خانه‌ها و کلیک کردن روی دکمه sort Ascending (sort Descendingمی‌توانید چیدمان خانه‌ها مزبور را به نحوی تغییر دهید که Excel آنها را بر مبنای افزایش (یا کاهش) مقادیر نمایش دهد. با انجام این عمل، ممکن است خواندن محتویات لیست ثبت شده ساده‌تر از وضعیت قبلی (قبل از مرتب کردن محتویات مزبور) گردد.
مرتب کردن (sorting)

به فرایند تغییر ترتیب قرارگیری خانه‌های تشکیل دهنده یک ستون براساس مقادیر موجود در آنها گفته می‌شود. این فرایند منجر به تغییر محتویات خانه‌ها نشده و تنها موقعیت قرارگیری آنها را تغییرمی‌دهد.
ترتیب مرتب شدن (sort order)
روش بخصوصی برای تغییر ترتیب قرارگیری خانه‌ها براساس مقادیر موجود در آنها.
برای مثال ترتیب مرتب شدن می‌تواند به صورت الفبایی یا عددی بوده و یا به صورت صعودی (از صفر تا 9 یا از A تا z) یا نزولی ( از zتا A یا از 9 تا صفر) باشد.
مثال- مرتب کردن یک لیست ساده
1- در sheet1 روی خانه A73 کلیک کرده و برچسب orginal را وارد کنید.
2- شش عدد 453، 123، 340، 683، 987، 213 را در شش خانه‌ای که در زیر خانه A73 قرار دارند و تشکیل یک لیست عمودی را می‌دهند، وارد کنید.
3- برچسبهای Ascending (به معنای صعودی) و Descending (به معنای نزولی) را در خانه‌های B73 و C73 وارد نمائید.

4- محدوده خانه‌های  A79: A74 را برگزینید و ترکیب کلیدهای c+ ctrl را فشار دهید.
5- محدوده خانه‌های  C79: B74 را وارد کرده و ترکیب کلیدهای v+ ctrl را فشار دهید.
6- محدوده خانه‌های  B79: B74 را انتخاب کرده و روی دکمه  Sort & Filter واقع در نوار ابزار standard کلیک کنید و گزینه Sort A to Z را انتخاب کنید.
7- محدوده خانه‌های  C79: C74 را انتخاب کرده و گزینه Sort Z to A را از دکمه Sort & Filter موجود در تب Home انتخاب کنید. 

  به این ترتیب کاربرگ شما مانند تصویر زیر به نظر خواهد رسید.

را ه دیگر برای مرتب کردن داده ها این است که از گزینه Editing موجود در تب Home دکمه Sort & Filter را کلیک نموده و از لیست باز شده گزینه Custom Sort را انتخاب کنید تا کادر Sort برای شما باز شود.

در قسمت Sort by می توانید تعیین کنید که لیست شما بر اساس کدام فیلد موجود در لیستتان مرتب شود.در قسمت Order نیز می توانیدمشخص کنید که داده ها از بزرگ به کوچک یا برعکس مرتب شوند.
شناسایی اصول کار با Auto Filter 
یکی از قابلیتهای کاربردی نرم افزار Excel فرمان Filter است که توسط آن می توانید رکوردهایی از لیست که دارای شرایط خاص باشند را انتخاب و فیلتر نمائید.
برای دسترسی به گزینه Filter می توانید از دکمه Editing موجود در تب Home گزینه Sort & Filter و سپس گزینه Filter را انتخاب نمائید.

برای مثال شما قصد دارید در لیست زیر فقط کسانی که درس ریاضی 1 را انتخاب کرده اند برای شما نمایش داده شود.
برای این منظور مراحل زیر را اجرا نمائید.
1 – ابتدا فایل مورد نظر را باز نمائید

2 – بر روی یکی از سلولهای فایل خود کلیک کنید.
3 – از آدرس گفته شده در بالا گزینه Filter را انتخاب نمائید.
مشاهده می کنید که در کنار هر عنوان یک فلش رو به پایین ایجاد شده است.

6 – بر روی فلش نام درس کلیک کنید و از کادر باز شده ابتدا تیک گزینه Select All را بردارید و سپس ریاضی1 را انتخاب نموده و Ok کنید.

همانطور که مشاهده می کنید لیست کسانی که درس ریاضی 1 را انتخاب نموده اند برای شما نمایش داده میشود.

صورت بندی شرطی

گاهی شما برای داشتن تصوری اجمالی از میزان بزرگی یا کوچکی داده هایتان می توانید بر روی داده های جدولتان صورت بندی های خاصی اعمال کنید تا با نگاه به ظاهر جدول بتوانید تا حدودی از بزرگی این مقادیر با اطلاع شوید.

برای این صورت بندی ها می توانید از گزینه های موجود در دکمه Conditional Formatting موجود در گزینه Styles استفاده کنید.

برای مثال ستونی از جدولتان را انتخاب کنید و از گزینه های موجود در قسمت Conditional Formatting گزینه اول و ازلیست موجود بر روی گزینه Greater Than کلیک کنید.با انتخاب این گزینه شما قصد دارید نمراتی را که از یک گزینه مشخص بیشتر هستند را به رنگ خاصی نمایش دهید.
با انتخاب این گزینه کادر تنظیمات آن مطابق شکل باز می شود.در فیلد اول نمره مورد نظر مثلا" 12 و در فیلد دوم نیز یکی از موارد را انتخاب کنید مثلا" رنگ قرمز برای سلول و رنگ قرمز تیره برای نمره و OK کنید.

همانطورکه مشاهده می کنید نمراتی که بیشتر از 12 می باشند به رنگ قرمز تیره و سلول آنها به رنگ قرمز روشن درمی آید.

می توانید از سایر گزینه های موجود همچون رنگ های مقیلس دار(Color Scales)،شمایل دار(Icon Sets)و... نیز جهت مقایسه داده ها نیز استفاده کرد.

برای دانلود فایل pdf این آموزش بر روی لینک زیر کلیک نمایید.